NAV online számla

ENTERSys – NAV Online adatszolgáltatás
2018.
 
2018. július 1-jétõl hatályba lépõ az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (továbbiakban: Áfa tv.) szerinti kötelezõ adatszolgáltatással kapcsolatos tudnivalók és változások az ENTERSys – enterTrade készletgazdálkodási programrendszerben
 
Leírás verziószáma: v1.4
Utolsó módosítás: 2018.16.16
 
 
 

Az ENTERSys ügyviteli rendszerünket használó ügyfeleink számára biztosítjuk a számlázó programok online „bekötésének” megfeleltetését. Ennek a szolgáltatásnak köszönhetõen 2018. július 1-jétõl az ENTERSys programunkkal kibocsátott számlák adataira vonatkozó adatszolgáltatási kötelezettségüknek eleget tudnak tenni. A funkció teljesen automatikusan mûködik, minden egyéb felhasználói beavatkozás nélkül. Ügyfeleink bármelyik számlázó modulunkat is használják, a számla rögzítését követõen rendszerünk megvizsgálja, hogy a kiállított számla áfa összege eléri-e a 100.000 Ft-os értékhatárt, és ha igen, akkor egy általunk fejlesztett NAV online interfész program felépíti a kapcsolatot a NAV szerverével, és beküldi a számla adatait. A sikeres, vagy a sikertelen beküldésrõl email-ben értesítést kapnak a felhasználók, és láthatják a beküldés részleteit a számlázó program NAV adatszolgáltatás menüpontjában is.

Az adatszolgáltatásra kész rendszer az alábbi modulokból áll:

 

 

 
 
A fenti 3 modulnak telepítve és paraméterezve kell lennie, ahhoz, hogy az adatszolgáltatás mûködjön!

 

Az adatszolgáltató interfész mûködése:
Az adatszolgáltatás interfész program .NET 3.5 keretrendszert használ az adatok titkosításához, ezért a központi (adatszerver) számítógépre elengedhetetlen, hogy fel legyen telepítve a .NET Framework 3.5-ös keretrendszere.
Az adatszolgáltató program legalább Windows 7, vagy újabb Windows 8, Windows 10 operációs rendszerre telepítve tud csak mûködni. 32 bit / 64bit egyaránt támogatott.
Szerver környezetben a Windows 2008, 2012 és a 2016 a támogatott operációs rendszer.
Hálózatos környezetben az adatszolgáltatás programot is ugyanarra a számítógépre kell telepíteni, ahol az ENTERSys program adatbázisai is telepítve vannak. A használat során már mindegy, hogy a hálózatban levõ számítógépek melyikérõl készítünk számlát, azok mind elküldésre kerülnek, ha megfelel a beküldés feltételeinek.

 

A beküldés feltételei:

A jelenleg hatályos Áfa tv. szerint az adatszolgáltatás feltétele, hogy a számla áfa összegének határa eléri vagy meghaladja a 100.000 Ft összeget és a számla kibocsátó és befogadó belföldi adóalany. Az adatszolgáltatás belföldi adóalanyok közötti ügyleteknél kötelezõ. Számszerûsítve ez azt jelenti, hogy ha kiállítunk egy belföldi adóalany részére egy számlát melynek összege nagyobb, vagy egyenlõ, mint nettó 370.369 Ft + Áfa, akkor arról az értékesítésrõl adatszolgáltatást kell teljesítenie a programnak.

A fentiek alapján a beküldés feltétele nem szimplán csak az, hogy a számla áfa összege eléri vagy meghaladja a 100.000 Ft-ot, hanem hogy a számla kibocsátó és a számla befogadó belföldi adóalany.

Az online https://onlineszamla.nav.gov.hu/a_rendszerrol linken is olvashatnak arról, hogy az Online számla kialakításának célja a gazdaság további fehérítése az adócsalások visszaszorításával.

Az adatszolgáltatási kötelezettség fõszabály szerint a belföldi adóalanyok közötti ügyletekrõl kiállított olyan számlákra terjed ki, amelyekben 100 ezer forint vagy azt meghaladó összegû áthárított áfa van.

A Belföldi adóalany:

A jelenleg hatályos ÁFA tv. alapján, az adatszolgáltatást belföldi adóalanyok között kell teljesíteni.

A „10. számú melléklet a 2007. évi CXXVII. törvényhez Összesítõ jelentés” 6. pontja:
 6. Az adóalany külön jogszabályban meghatározott elektronikus módon számlánként adatszolgáltatást teljesít az állami adó- és vámhatóság részére azon számlázási funkcióval rendelkezõ programmal kiállított számlák külön jogszabályban meghatározott adattartalmáról, amelyekben egy másik, belföldön nyilvántartásba vett adóalanyra áthárított adó összege a 100 000 forintot eléri vagy meghaladja. Az adóalany ezen számlákat érintõ módosításról vagy érvénytelenítésrõl is külön jogszabályban meghatározott módon elektronikus adatszolgáltatást teljesít. Szintén külön jogszabályban meghatározott módon kell elektronikus adatszolgáltatást teljesíteni azon módosításokról, amikor a módosítást követõen éri el vagy haladja meg a 100 000 forintot a számlában áthárított adó.

A fenti sorokat úgy értelmezzük, hogy minden olyan gazdálkodó szervezet, vagy rendszeres tevékenységet folytató személy, aki adószámmal rendelkezik, adóalanynak tekintendõ. Ezen értelmezés szerint, azokat a számlákat kell jelenteni, ahol a vevõ a saját vállalkozása, vagy tevékenysége számára, az adószámára hivatkozva vásárolja a terméket és nem magánszemélyként.

Példa1: Egy adószámmal rendelkezõ egyéni vállalkozó vagy egy gazdasági társaság vásárol egy bútort, melynek az áfa összege nagyobb vagy egyenlõ, mint 100.000 Ft, akkor a számlán szereplõ, vevõ egy adóalany és adatszolgáltatási kötelezettségünk keletkezik, a vásárlásról szóló számlát jelenteni kell. Ez esetben adóalanynak kell jelölni a vevõt a programban.

Példa2: Egy magánszemély vásárol egy bútort, melynek az áfa összege nagyobb vagy egyenlõ, mint 100.000 Ft, akkor a számlán szereplõ magánszemély, mint vevõ végfelhasználó, ezért nincs adatszolgáltatási kötelezettségünk, a vevõt nem kezeljük adóalanynak a programban.
 
A fenti példa alapján az ENTERSys számlázó programok vevõtörzsében meg kell határozni, hogy ki számít adóalanynak és ki nem. Ennek okán az ENTERSys számlázó programokban meghatározásra került a belföldi adóalany fogalma. Az adóalany az ÁFA kapcsán használt adózási szakkifejezés, és nem mindenki adóalany, aki valamilyen adót fizet.
 

 
Ezen értelmezés alapján a 2018. május után kiadott ENTERSys programokban a vevõi adatok mellett kötelezõ megadni, hogy az adott vevõ adóalany-e vagy sem. Az általunk kiadott program frissítés alkalmával végig fut egy ellenõrzés, mely minden olyan már felvett vevõnek, akinek ki van töltve az adószáma, azt a program adóalanynak veszi automatikusan. Azonban akinek nem volt eddig kitöltve az adószáma, arról a program nem tudja automatikusan eldönteni, hogy az adóalany-e vagy sem, tekintettel arra, hogy lehetséges, hogy úgy volt felvéve egy cég, vagy egy egyéni vállalkozó személy, hogy nem volt kitöltve az adószáma.

 
A belföldi adóalany kötelezõ meghatározása miatt, kibõvítettük a Partnertörzs menüpontot egy Belföldi adóalany kipipálható funkcióval, mely az adatbeviteli ablak jobb oldalán a pipálható opciók alatt található:

 

Ez a beállítás minden felhasználót érint függetlenül attól, hogy valakinek lesz-e a jövõben nagyobb összegû számlája mely eléri a 100.000 Ft Áfa összeget vagy sem. Ezt a kötelezõen kitöltendõ funkciót azért nem tudjuk elengedni, mert nem tudhatjuk, hogy mikor állít ki egy felhasználó vagy egy programmal dolgozó egy ilyen összegû számlát. És ennek a kapcsolónak köszönhetõen tudja eldönteni a program, hogy az adott számlát jelenteni kell-e és ha igen, akkor a program megvizsgálja a rögzítendõ számlát egyéb szempontokból is.

 

A Partnertörzsben meg kell adnunk manuálisan a belföldi adóalany státuszt azon vevõknél, akiknél a program nem tudta eldönteni automatikusan, mert nem volt adószáma megadva. Ezen partnereknél egy szürke színû pipa (nem meghatározott státusz) kerül, és a következõ vevõadat módosítás alkalmával a program kéri majd, hogy határozzuk meg belföldi adóalany mivoltát:

 

Ezzel az adóalany kapcsolóval egy adott vevõ esetében mindaddig nem kell foglalkozni, amíg vagy nem módosítjuk a vevõ adatait, vagy egy a vevõ számára kiállított számla összege el nem éri a 100.000 Ft-os áfa összeghatárt. Addig közömbös a számla program számára, hogy megadtuk-e vagy sem az adott vevõnél. Azonban, ha kiállítunk egy számlát, melynek áfa értéke bele esik a kötelezõ adatszolgáltatás értékébe (100.000 Ft), akkor a program a vevõi adatokat alaposan megvizsgálja az alábbi sorrendben:

 

A fenti példát csak abban az esetben érdemes alkalmazni, ha csak helyrajzi számot tudunk megadni és nincs más címadat. Így a fenti példa alapján a rendszer befogadta a számlát, mert a város, közterület jellege és közterület neve a kötelezõ adat, ki kell tölteni.

 

 

 

Ha nincs megadva az eladó cég cím adata, akkor nem lehet a számlát rögzíteni, vissza kell lépni a Szerviz feladatok / beállítások fõmenü, Felhasználói licensz adatok almenüpontba és a PTGSZLA lapfülön ki kell tölteni az adatokat.

 

Ha nincs megadva a számlázott termék(ek) kategória kódja, akkor nem lehet a számlát rögzíteni, vissza kell lépni a Cikktörzs módosítás menüpontba és meg kell határozni a termék kódját.

 
 
Az adatszolgáltatáshoz használható törzsek a következõk:

https://www.ksh.hu/kombinalt_nomenklatura

 

A számlázó programjainkat már úgy fejlesztettük tovább, hogy a jelenlegi 100.000 Ft-os áfa összeghatár a felhasználó által is átállítható legyen. Ennek köszönhetõen, ha a késõbbiekben változik az összeghatár, egyszerûen csak át kell állítani azt a mindenkori jogszabályoknak megfelelõen.

 

 

Ez a beállítás megtalálható a Szerviz feladatok / beállítások fõmenü, Felhasználói licensz adatok almenüpontban és a NAV Online lapfülön:

A sikeres befogadásról vagy a sikertelenségrõl e-mail-es tájékoztatást kapunk a NAV Online service programtól, és a beküldött számlákat ellenõrizni is tudjuk az ENTERSys program NAV adatszolgáltatás fõmenü, NAV Online számla adatszolgáltatás almenüpontban:

 
A NAV Online adatszolgáltatás menüpontba belépve láthatjuk a beküldött számlákat. Ebben az ablakban csak az adatszolgáltatás számára beküldött számlákat látjuk, tehát ez nem egy számla lista, itt csak azok a számlák vannak melyek megfeleltek a beküldés feltételeinek. Pl. az áfa tartalma elérte a 100.000 Ft-ot és belföldi adóalany a vevõ.
 
A listában piros betûszínnel kiemelten láthatóak azon számlák, melyek hibásak, ezért visszautasította a NAV rendszere valamilyen okból. A felsõ sávban lehetõségünk van szûkíteni a listát, vagy átlépni másik telephely számlái közé és megtekinteni azokat.
Azt, hogy mi a konkrét visszajelzett üzenet, azt mindig a Response XML lapfülön láthatjuk. A NAV szervere XML fájlformátumban kommunikál, ebbõl kell kiolvasni a hiba okát.

 

Hibás visszautasított beküldés:
A NAV adatszolgáltatás rendszere a visszajelzéseket angol nyelven küldi vissza számunkra XML állományban. Az egyes számlák visszajelzéseit az alsó ablakban a „Response XML” lapfülön láthatjuk. Ez az üzenet, melyet a NAV visszaküld nekünk a beküldött számla feldolgozásáról. Az invoiceStatus Tag-ben ha az érték „DONE”, akkor sikeresen feldolgozott a számla, ha az invoiceStatus Tag-ben az érték „ABORTED”, akkor visszautasított a számla.
Amennyiben van piros betûszínnel jelzett visszautasított beküldés, akkor arra a számlára kattintva a „Response XML” lapfülön kell az üzenet aljára görgetnünk. Itt látható, hogy a számla státusza: ABORTED, azaz visszautasított és a konkrét hiba az, hogy az adószámból hiányzik a megyekód az alábbi példa esetében:

 

 

 
Az ENTERSys NAV Online adatszolgáltatás menüpontba beépítettünk egy „NAV üzenete” lapfület, ahol a beküldés konkrét üzenetét jelenítjük meg:
 
A sikeres befogadás ellenére lehetnek figyelmeztetések, ezeket WARN üzenettel küldi a NAV. A WARN esetén a befogadás még sikeres, csak jelzi, hogy esetlegesen a beküldés tartalmából valami nem megfelelõ, de nem számít blokkoló hibának.

 

Abban az esetben, ha van visszautasított hibás beküldés, akkor a NAV üzenete sorban levõ hibát kell értelmezni és az adatban javítani. Azokról a hiba lehetõségekrõl, melyekrõl tudunk már kivédtük és nem engedjük a számla rögzítését. Azonban minden esetet nem tudunk elõre, nem tudhatjuk fejlesztõként mit fog még visszadobni és mit fog befogadni. Ezért az egyes hibák megoldására majd már az éles használat során lesz tovább leírás.
 
Amennyiben nem tudják a visszautasított számla problémáját értelmezni és önállóan az adatban javítani, akkor kérem, hogy az üzenetet bemásolva egy e-mail-be küldjék el az ENTER '93 KFT. illetékes munkatársa számára, akivel általánosságban is tartják a kapcsolatot.
 

 

 
Regisztráció a NAV Online adatszolgáltatás rendszerébe
 
A NAV Online adatszolgáltatás elengedhetetlen feltétele, hogy a számla kibocsátója, azaz az adatszolgáltatásra kötelezett regisztrálja magát a NAV Online rendszerében.

 

 

 
A teljes regisztrációs folyamatra 5 perc áll rendelkezésre. Ha tovább tart a folyamat, akkor a legvégén kidob minket a rendszer idõtúllépés üzenettel és kezdhetjük az egészet elõröl.

 

Az itt megjelenõ oldalon válasszuk az „adatszolgáltatásra kötelezett adózói regisztráció” gombot és elõtte kapcsoljuk be a tájékoztató elolvasása pipát.

A sikeres ügyfélkapus azonosítást követõen Hitelesítenünk kell a személyes adatainkat. Itt azokat az adatokat kellene használni, mellyel a cégkapus regisztrációnkat is elvégeztük. A rendszer nagyon szigorú kis és nagybetûk és utónevek tekintetében. Budapesti lakcím vagy születési cím esetén a kerületet is meg kell adni: Pl.: Budapest 02.
Ha több sikertelen próbálkozás után sem fogad be minket a rendszer, akkor meg kell nézni az ügyfélkapuban a személyes adatok alatt vagy a cégjegyzékben szereplõ adatokat egyeztetni kell. Pl.: nem mindegy, hogy valaki Szabó László József néven van regisztrálva, mert akkor csak így fogja a rendszer befogadni.

Amennyiben megfelelõen megadtuk a személyes adatainkat, akkor a sikeres azonosítást követõen visszajutunk az online számlázó oldalára ahol meg kell adnunk a regisztrációs adatokat.
Javasoljuk, hogy a NAV Online rendszerhez is ugyanazt a felhasználó nevet és ugyanazt a jelszót használják, mint az ügyfélkapuhoz. Ezeket a jelszavakat és felhasználói neveket nem fogja használni a rendszer, az adatszolgáltatás kommunikáció aláírókulcs segítségével fog mûködni, ezért kell egyszer egy bonyolult regisztráció.
Amennyiben valakinek az ügyfélkapus felhasználói nevében van szóköz vagy egyéb karakter, azt a rendszert itt már nem engedi, itt akkor a felhasználói nevet másképpen kell megadni, mint az ügyfélkapus, de a jelszó lehet ugyanaz.

 

Egy adott cég további beállításaihoz a piros gombbal jelölt adószámra kell kattintani:
 

 
 

A felsõ menüsoron a Felhasználók lapfület kell választani, és kattintsunk az új felhasználó gombra, hogy létrehozhassunk az ENTERSys NAV online számlázó program számára egy technikai felhasználót, aki a nevünkben küldi be majd a kiállított számlák adatait:

 
Itt kattintsunk a Technikai felhasználó gombra:

Majd adjunk meg hozzá egy jelszót. Célszerû mindenhol ugyanazt a jelszót megadni, a könnyebb azonosítás érdekében, különben késõbb, mikor majd valamiért vissza kell lépni és módosítani kell valamit már nem fogjuk tudni, hova miért milyen felhasználót és jelszót adtunk meg.
A létrehozott technikai felhasználói adatokra lesz majd szüksége az ENTERSys NAV online számlázó programnak, az itt generált aláíró kulcsokat kell megadni az NAV Online konfigurációs programban, hogy összekapcsoljuk az ügyfélkapus regisztrációval létrehozott technikai felhasználót az adatszolgáltatást végzõ programmal.
Javasolt átmásolni az online számla felület felhasználók oldaláról a generált felhasználó név, xml aláíró kulcs és XML cserekulcs adatokat.
Az általunk létrehozott technikai felhasználónak van egy lefelé mutató háromszög ikonja, és ha erre kattintunk, akkor láthatjuk a NAV online számlázó program számára szükséges adatokat:

 

Az itt megjelenõ Felhasználói név, XML aláíró kulcs és XML cserekulcs adatokra szükségünk lesz, melyet meg kell adnunk a NAV online számlázó programnak. Ezen adatoknak köszönhetõen tudunk majd számla adatokat küldeni a NAVnak, és ezekbõl az adatokból fogják tudni azonosítani, hogy ki a beküldõ.
A Technikai felhasználó hozzáadása a jogosultságoknál adjuk meg a számlák kezelése és a számlák lekérdezése jogot, hogy a Technikai felhasználó hozzáférhessen az adatokhoz és ezáltal tud csak mûködni a kommunikáció:

 


 

 

 
Az ENTER '93 KFT. által fejlesztett NAV Online interfész program egy önálló szolgáltatás (service) program, melyet arra a számítógépre kell telepíteni, melyen az ENTERSys programrendszer adatbázisa is telepítve van. (Ez csak a hálózatba csatlakoztatott gépeknél fontos, ha több gépen is használják egyszerre az ENTERSys számlázást. A hálózaton bármelyik géprõl is számláznak, az adatszolgáltatás mûködni fog.) A szolgáltatás programnak a lényege, hogy maga a szolgáltatás program (service), már a Windows operációs rendszer indításával együtt indul, így a felhasználónak nincs szüksége ellenõrzésre, hogy az éppen fut-e vagy sem. Így nem fordulhat elõ, hogy egy váratlan számítógép újraindítást követõen elfelejtjük elindítani a programot, mely a számlák elküldéséért felelõs. A szolgáltatás program össze van kapcsolva a már meglévõ ENTERSys adatbázisunkkal, és ha érzékeli, hogy kiállítottunk egy adatszolgáltatásra kötelezett számlát, akkor a program felveszi a NAV szerverével a kapcsolatot, az ügyfélkapus regisztráció alkalmával létrehozott technikai felhasználó nevében felépíti a token-t. A NAV szervere azonosítja a kérést, és ha megfelelõek az aláíró kulcs adatok és a létrehozott ügyfélkapus jelszó, akkor kapunk a NAV rendszerétõl egy 5 perces idõablakot, amely idõ alatt a program beküldi automatikusan a kiállított számla vagy számlák adattartalmát XML formátumban. Természetesen ez a folyamat teljesen automatikus, a felhasználónak továbbra is csak annyi a feladata, mint eddig, hogy rögzítse a számlákat. A küldés és a visszajelzés fogadása teljesen automatikus.
 
A NAV Online interfész programnak a feladata, hogy biztosítsa a kommunikációt a NAV és az ENTERSys program adatbázisa között.
 
ENTERSys NAV Online Konfiguráció program feladata, hogy összekapcsolja az ENTERSys számlázási program adatbázisát az ügyfélkapus regisztráción keresztül a NAV Online rendszerével.
FONTOS! A NAV Online Konfigárció progamot mindig rendszergazdaként kell futtatni, hogy a beállításokat el tudjuk menteni!

 

Az adatszolgáltatás beüzemelésekor az alábbi adatokat kell rögzíteni illetve késõbbi változás esetén módosítani:

 

 

Új szoftver…  --> gombra kattintva egy számítógépen / adatszerveren több cég, több számlázó regisztrációját és adatszolgáltatását tudjuk egyszerre kezelni. Ehhez szoftverenként kell megadni a hozzá kapcsolódó adatbázist és a hozzá tartozó felhasználói adatokat.
Módosítás       --> gombra kattintva tudjuk a kiválasztott cég adatait módosítani
Törlés              --> gombra kattintva tudjuk egy cég beállításait törölni
Mentés            --> gombra kattintva tudjuk a felvett vagy módosított adatokat törölni. 

 

Beviteli adatmezõk:

 

 

 

 

 

 

 

 
Email értesítési beállítások:
 
A konfigurációs programban megadhatjuk, hogy mely esetekben szeretnénk e-mailt kapni a beküldésekrõl:

 

A Beküldés értesítés azt jelenti, hogy akkor kapunk e-mail üzenetet, ha maga az elküldés sikeres vagy sikertelen. Ha valaki már arról is szeretne értesülni, hogy készült adatszolgáltatás és azt a program elküldte, akkor érdemes bekapcsolni a Beküldésnél értesítés Sikeres opciót. Egyéb esetben csak akkor jelez a program, ha valamiért nem ment el a számla.
 
A Státusz lekérdezés azt jeleni, hogy akkor kapunk e-mail üzenetet, ha maga rendszerbe küldés után a feldolgozás sikeres vagy sikertelen. Alap esetben csak arról kapunk értesítést, ha a feldolgozás sikertelen és van visszautasított számla. Ha valaki arról is szeretne értesítést kapni, ha a feldolgozás is sikeres, akkor a Státusz lekérdezés beállításnál a Sikeres pipát is aktiválni kell.
 
 

 

 

Amennyiben a felhasználói fiókok felügyelete megkérdezi, hogy valóban szeretnénk futtatni a fájlt, akkor kattintsunk az Igen / Yes gombra:

Ezt követõen a programcsoport nevét kérdezi meg a program, melyet változtatás nélkül fogadjunk el és kattintsunk ismét a Tovább / Next gombra:

Majd kattintunk következõ lépésként a Telepítés / Install gombra:

 

 

FONTOS, hogy jobb egér gomb, futtatás rendszergazdaként indítsuk a programot, mert csak ebben az esetben változtathatunk a program beállításain:

A NAV Online konfigurációs programban meg kell adnunk az ügyfélkapus regisztrációnkat és azt össze kell kapcsolnunk az adatbázisunkkal, melynek pontos leírása a „NAV Online interfész program” fejezet alatt található.
 

 

 

Angol nyelvû Windows alatt a „services”-t gépeljük be a Start menübe:

Az itt megjelenõ ablakban keressük meg az ENTERSys – NAV Online Service szolgáltatást és indítsuk el:
magyar nyelvû Windows esetén a „Szolgáltatás indítása” gombra kattintva:

angol nyelvû operációs rendszer esetén a Start the service:

A szolgáltatás indítását követõen az ENTERSys számlázó programokkal kell számlát készítenünk, hogy az automatikus adatszolgáltatás elinduljon és a beküldéseket ellenõrizhetjük a NAV adatszolgáltatás menüponton keresztül.
 

Az alábbi lépések szerint tudjuk ellenõrizni, hogy a beállításaink a megfelelõek-e és az alábbi lépések alapján tudjuk ellenõrizni, hogy miért nem küldte el a rendszer a számlánkat:
 

A Windows szolgáltatások menüpontjában meg kell keresni a NAV Online Service bejegyzést és ellenõrizni kell, hogy fut-e?